Beursreglement

BEURSREGLEMENT – JOIE DE VIVRE

Laatst aangepast op 4 oktober 2025

1. ALGEMEEN

Artikel 1: Definities

Organisator: de verbindingsbeurs ‘JOIE DE VIVRE’ wordt georganiseerd door Universal Impact VOF, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE0795.771.172, met maatschappelijke zetel te 8980 Zonnebeke, Ieperstraat 77, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw Svetlana Stepanova en de heer Filip Plompen, met de volgende contactgegevens:

• Tel.: 0460 97 73 90
• E-mail: info@jdvexpo.eu
• Website:  www.jdvexpo.eu

Exposant: iedere natuurlijke of rechtspersoon die een stand huurt of activiteiten uitvoert op het evenement.

Beurs/Evenement: Joie de Vivre, georganiseerde verbindingsbeurs in België, editie 2027, op de site Kortrijk Xpo.

Reglement: dit beursreglement inclusief eventuele bijlagen.

Overeenkomst: het geheel van (i) dit Reglement (met eventuele bijlagen), (ii) het door de Exposant ondertekende inschrijvingsformulier/overeenkomst (incl. prijzen/standplaats), (iii) eventuele addenda voor extra diensten.

Huisregels Xpo: de technische en veiligheidsvoorschriften, brand- en evacuatieregels en leverancierscondities van Kortrijk Xpo, integraal van toepassing:

• Algemene Voorwaarden Kortrijk Xpo
• Veiligheidshandboek
• Algemene documenten

Artikel 2: Voorwerp en toepassingsgebied van het beursreglement

Dit beursreglement regelt de contractuele relaties tussen Joie de Vivre en de Exposanten.  In de mate dat het beursreglement afwijkt van de bepalingen uit het inschrijvingsformulier, heeft het beursreglement voorrang.

De beurs Joie de Vivre vindt fysiek plaats.  Zij is toegankelijk voor alle Exposanten die producten en diensten aanbieden die bijdragen aan gezondheid, duurzaamheid, positieve impact maken voor natuur, mens, dier en maatschappij, innovatie, spirituele en persoonlijke ontwikkeling, e.d.

Door indiening en ondertekening van het inschrijvingsformulier en mits aanvaarding van de inschrijving door de Organisator, gaat de Exposant automatisch akkoord met dit beursreglement.

Het beursreglement wordt meegeleverd bij elke inschrijving. Daarnaast kan het beursreglement te allen tijde geraadpleegd worden op de website: www.jdvexpo.eu  

Artikel 3: Ontstaan van de overeenkomst

Een Exposant kan zich kandidaat stellen via het aanmeldingsformulier op de website of via rechtstreekse contactname met de organisator.  Vervolgens vindt een online of fysiek intakegesprek plaats waarin het karakter en de missie en visie van de beurs worden toegelicht en waarin wordt besproken of de Exposant in het concept past, dit alles met de bedoeling om het karakter van de beurs te bewaken.

Na ontvangst van een bevestigingsmail, sluit Joie de Vivre met de Exposant een overeenkomst af inzake het afnemen van diensten, hierna genoemd de “overeenkomst”.  Voor Exposanten in het bijzonder betreffen de diensten onder meer het ter beschikking stellen van een standplaats en het bijhorend dienstenpakket.

De overeenkomst wordt beheerst door volgende documenten die integraal deel uitmaken van de contractuele relaties tussen partijen:

1. Het beursreglement en eventueel van toepassing zijnde algemene voorwaarden;

• Een overeenkomst tussen Joie de Vivre en de Exposant waarin de inschrijving voor het gekozen pakket bevestigd wordt door beide partijen;

• Eventuele addenda met betrekking tot extra diensten (indien van toepassing).

Samen met de overeenkomst wordt aan Exposant ook de factuur overgemaakt, conform het gekozen inschrijvingsbedrag. Zodra deze factuur is voldaan, is de inschrijving definitief en zal de exposant al alle voordelen genieten van de standhouders, zoals een vermelding op de website, creatie van een webshop op het beursplatform, visibiliteit op social media. De datum van de bevestigingsmail geldt als datum van totstandkoming van de overeenkomst.

Artikel 4: Wijzigen van de overeenkomst en/of het Beursreglement

4.1. Joie de Vivre behoudt zich het recht voor om na de totstandkoming van de overeenkomst, wijzigingen aan te brengen aan de bepalingen van de overeenkomst en/of het beursreglement, om redenen zoals veiligheid, wetswijzigingen, leveranciersvoorwaarden van Kortrijk Xpo, of omwille van objectieve organisatorische noodzaak.  In elk geval zal Joie de Vivre de Exposant hiervan tijdig op de hoogte brengen en de bepalingen in dit beursreglement met betrekking tot wijzigingen op gelijke wijze toepassen.

4.2. Wijzigingen worden schriftelijk meegedeeld en treden in werking minstens 30 dagen na kennisgeving.

4.3. Indien een wijziging aanzienlijke nadelige gevolgen heeft voor de Exposant (bijvoorbeeld niet-limitatief- de wijziging van het concept van de beurs, substantiële wijziging van de locatie van de beurs, …) kan deze binnen die 30 dagen bezwaar maken; partijen trachten in goed overleg een oplossing te vinden. Bij gebrek aan akkoord mag de Exposant de Overeenkomst kosteloos beëindigen (zonder schadevergoeding), met terugbetaling van reeds betaalde standgelden pro rata de niet-geleverde prestaties.

4.4. Kleine of neutrale wijzigingen zonder wezenlijke impact (bv. verduidelijkingen/technische updates) gelden na kennisgeving.

Artikel 5: Einde van de overeenkomst

De overeenkomst tussen de Exposant en Joie de Vivre impliceert een welomschreven duurtijd waardoor er slechts sprake is van een contract van bepaalde duur. De duurtijd wordt expliciet omschreven in de Overeenkomst.  Bijgevolg neemt de overeenkomst automatisch een einde bij het verstrijken van de opgegeven termijn, onverminderd de bepalingen van dit beursreglement.

Artikel 6: Verplichtingen van Joie de Vivre

Joie de Vivre zal de overeengekomen diensten uitvoeren met de zorgvuldigheid en deskundigheid die redelijkerwijs van een professionele dienstverlener mag worden verwacht binnen de sector. 

Joie de Vivre spant zich in om de diensten naar beste vermogen en conform deze geldende professionele normen te verrichten. Er wordt geen garantie gegeven met betrekking tot specifieke resultaten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Overeengekomen termijnen voor de levering van diensten zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Vertraging in de uitvoering van de diensten geeft de wederpartij geen recht op schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst, tenzij de laattijdige levering enkel en alleen te wijten is aan een fout van Joie de Vivre of er sprake is van opzet of grove nalatigheid.

Joie de Vivre is gehouden om relevante informatie in het kader van de uitvoering van de overeenkomst tijdig en correct over te maken aan de Exposant. 

Artikel 7: Verplichtingen van de Exposant

In de uitvoering van de overeenkomst dient de Exposant zich te gedragen conform de algemene zorgvuldigheidsplicht. Dit omvat onder andere (niet limitatief): het nakomen van de betalingsverplichting, het verschaffen van de nodige spontane medewerking en het verstrekken van de noodzakelijke informatie. Hierbij gedraagt de Exposant zich zoals een normaal, voorzichtig en redelijk persoon zou doen in eenzelfde situatie. Voor eventuele bijzondere verbintenissen inzake de zorgvuldigheidsplicht wordt er verwezen naar het inschrijvingsformulier.

De Exposant is gehouden om alle relevante informatie en gegevens tijdig en correct te verstrekken aan Joie de Vivre opdat de overeenkomst correct kan worden uitgevoerd. Joie de Vivre is niet aansprakelijk voor schade of vertraging als gevolg van onvolledige of onjuiste informatieverstrekking door de Exposant. Alle wijzigingen in de activiteiten van de Exposant of diens aangeboden diensten, die de toelatingscriteria tot de beurs kunnen beïnvloeden (zie artikel 8 van dit beursreglement) moeten onmiddellijk aan de Organisator worden gemeld.

De Exposant zal actief meewerken aan de uitvoering van de overeenkomst en tijdig reageren op verzoeken van Joie de Vivre. Indien de Exposant onvoldoende medewerking verleent en dit leidt tot extra kosten of vertraging, kunnen deze kosten aan de Exposant worden doorgerekend.

1. DEELNAME, INSCHRIJVING, PRIJZEN EN BETALING

Artikel 8: Deelname en voorwaarden

Joie de Vivre is toegankelijk voor alle aanbieders van alle producten en diensten die bijdragen aan gezondheid, duurzaamheid, positieve impact maken voor natuur, mens, dier en maatschappij, innovatie, spirituele en persoonlijke ontwikkeling,… Door het overmaken van hun aanvraag tot deelname verbinden de partners er zich ertoe om uitdrukkelijk en zonder voorbehoud dit beursreglement na te leven.

Om tot partner van het beursevenement te worden toegelaten zal Joie de Vivre de volgende criteria hanteren:

• De partner moet aansluiten bij de waarden en normen die Joie de Vivre nastreeft;

• Verbinding staat centraal;

• WIN WIN WIN creatie; het principe uit onze opleiding Building Bridges vormt een fundament van de beurs. Elke deelname draait om gunnen en versterken, zodat bezoekers, exposanten en de organisatie er allemaal beter van worden.

• Het aanhouden van positieve energie (Joie de Vivre) voor, tijdens en na het beursevenement. Het mag niet neerkomen op het enkel willen verkopen, het hanteren van een opdringerige aanpak, het louter denken in termen van concurrentie en/of zich negatief uitlaten over anderen;  
• Het aanbieden van producten en diensten die bijdragen aan gezondheid, duurzaamheid, positieve impact maken voor natuur, mens, dier en maatschappij, innovatie, spirituele en persoonlijke ontwikkeling;

• Ondernemers met een geldig ondernemingsnummer en een correcte verzekering burgerlijke aansprakelijkheid komen in aanmerking.

Joie de Vivre behoudt zich het recht voor om Exposanten te weigeren waarvan de producten, diensten of bedrijfsactiviteiten in strijd zijn met de wetgeving, mensenrechten of de missie van het evenement; negatief bijdragen aan gezondheid, veiligheid of duurzaamheid of behoren tot volgende uitgesloten sectoren: tabak (incl. e-sigaretten/vapes), wapenindustrie en munitie, illegale drugs, exploitatie van dieren, haatdragende organisaties, of gevaarlijke/misleidende producten. Alcoholische dranken en voedingsproducten zijn toegestaan indien ze passen binnen het belevingsthema, ambachtelijk of kwalitatief zijn, en op verantwoorde wijze worden gepresenteerd;

Artikel 9: Inschrijvingsformulier

De partners die wensen deel te nemen aan het beursevenement dienen voor hun aanvraag het daartoe bestemde inschrijvingsformulier te gebruiken. Dit kan via het aanmeldformulier weergegeven op de website of door middel van rechtstreeks contact met Joie de Vivre via info@jdvexpo.eu .

De inschrijving zelf verloopt na een intakegesprek (online of fysiek) met als doel het karakter en de missie en visie van de beurs te bewaken, te bewaren en te stimuleren.

Indien de kandidatuur van de partner wordt aanvaard, ontvangen zij per mail een bevestiging met een overeenkomst en factuur voor het afgesproken inschrijvingsbedrag.

Zodra dit bedrag ontvangen is op de rekening van Joie de Vivre, is de inschrijving definitief en zal de partner alle voordelen genieten van de standhouders, zoals een vermelding op de website, creatie van een webshop op het beursplatform, visibiliteit op social media.

Artikel 10: Toewijzing van een standplaats

Standplaatsen worden toegewezen op basis van:

• Tijdstip van inschrijving/betaling
• Categorie van producten/diensten
• Evenwichtige verdeling per belevingszone

Joie de Vivre streeft ernaar om het definitieve beursplan uiterlijk één maand voor aanvang van het evenement vast te stellen en te communiceren aan alle partners en betrokken partijen. 
Niettemin behoudt de organisatie zich het recht voor om, in geval van onvoorziene omstandigheden of om organisatorische redenen, wijzigingen aan te brengen aan het beursplan, de standlocaties, de indeling of programmatie, zelfs na deze datum.

Dergelijke wijzigingen zullen, waar mogelijk, tijdig en schriftelijk aan de betrokken partners worden meegedeeld.

De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, verlies van inkomsten of andere gevolgen die voortvloeien uit dergelijke aanpassingen, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

Exposanten hebben geen recht op terugbetaling of schadevergoeding als gevolg van een dergelijke wijziging. Dit zal steeds in overleg gebeuren met de betrokken partijen, waarbij we streven naar een constructieve oplossing en win-win.

Een wijziging van de standplaats is enkel mogelijk in overleg met Joie de Vivre en mits de beschikbaarheid van de gewenste standplaats. Eventuele meerkosten die hieraan verbonden zijn, komen voor rekening van de Exposant.

Artikel 11: Afmetingen standplaats

De Exposanten kunnen een standplaats huren met een minimumoppervlakte van:

• 9 m², meer bepaald met een voorzijde van minimum 3 meter en een diepte van minimum 3 meter;

• 18 m², meer bepaald met een voorzijde van minimum 6 meter en een diepte van minimum 3 meter

• 27 m², meer bepaald met een voorzijde van minimum 9 meter en een diepte van minimum 3 meter

• 36 m², meer bepaald met een voorzijde van minimum 12 meter en een diepte van minimum 3 meter;

• 45 m², meer bepaald met een voorzijde van minimum 15 meter en een diepte van minimum 3 meter.

• Of grotere oppervlaktes, in functie van beschikbaarheid en in overleg met de organisatie.

Artikel 12: Onderverhuren van standruimte

Het is niet toegestaan een stand geheel of gedeeltelijk te onderverhuren, over te dragen of in gebruik te geven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Joie de Vivre.

Exposanten die zelf niet fysiek aanwezig willen zijn op de beurs, kunnen, na overleg en goedkeuring door Joie de Vivre, de kans geven aan één of meerdere (afhankelijk van de standgrootte) jonge ondernemer(s) of student-ondernemer(s) met een inspirerend en relevant verhaal dat aansluit bij het thema en de waarden van Joie de Vivre. De uiteindelijke selectie en toewijzing van deze stand gebeurt steeds in samenspraak met Joie de Vivre.

Artikel 13: Overdracht van rechten

Het contract tussen de Exposant en Joie de Vivre mag in geen geval overgedragen worden door de Exposant aan derden behoudens schriftelijk en voorafgaandelijk uitdrukkelijk akkoord van Joie de Vivre.

Artikel 14: Deadline voor inschrijving

De organisatie van Joie de Vivre dient ten laatste op 31 december 2026 in het bezit te zijn van het inschrijvingsformulier, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 15: Laattijdige inschrijvingen

Inschrijvingen na 31 december 2026 worden enkel behandeld indien er nog vrije standruimten beschikbaar zijn.

Artikel 16: Prijsafspraken

De deelnameprijzen voor Joie de Vivre worden individueel overeengekomen tussen de organisatie en de Exposant en zijn steeds vermeld in euro, exclusief btw en eventuele andere heffingen die door de overheid worden opgelegd. De toepasselijke tarieven en voorwaarden worden door de organisatie meegedeeld bij interesse in deelname of op vraag van de Exposant.

Joie de Vivre behoudt zich het recht voor om haar prijzen aan te passen, bijvoorbeeld naar aanleiding van indexatie of gewijzigde marktomstandigheden. Eventuele wijzigingen gebeuren steeds op neutrale en objectieve gronden en worden tijdig aan de Exposant meegedeeld. Indien een prijsaanpassing meer dan 10% bedraagt, heeft de Exposant het recht om de Overeenkomst eenzijdig te beëindigen zonder een verbrekingsvergoeding verschuldigd te zijn.

Artikel 17: Betalingsvoorwaarden

Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. De deelnamekosten worden betaald bij ontvangst van de factuur, opgesteld door Joie de Vivre. Niemand zal over zijn standplaats kunnen beschikken indien niet alle facturen vooraf en op de gestelde vervaldata zijn betaald.

De betaling van de verschuldigde vergoeding moet integraal gebeuren voor de aanvang van de organisatie.

Elke betalingsuitnodiging of factuur van Joie de Vivre dient in elk geval te worden betaald binnen de 30 dagen na factuurdatum. Er kunnen geen bedragen in mindering worden gebracht, bij wijze van compensatie of om andere redenen, behoudens andersluidend, uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van Joie de Vivre. 

Het niet betalen van de factuur op de voormelde vervaldagen maakt van rechtswege het geheel van de schuldvorderingen ten laste van de Exposant opeisbaar.

Vanaf de datum van hun opeisbaarheid zullen alle gefactureerde bedragen voor deelname en diensten van het Exposantendossier van rechtswege verhoogd worden met een verwijlintrest gelijk aan de wettelijke intrestvoet. In geval van niet-betaling op de vervaldag zal het verschuldigde bedrag bovendien, zonder voorafgaande aanmaning, verhoogd kunnen worden met een forfaitaire vergoeding van 11,5%, met een minimum van €250,00 ten titel van schadevergoeding, behoudens het recht van Joie de Vivre om de werkelijk geleden schade te verhalen op de Exposant. Het betreft hier een forfaitaire vergoeding voor alle schade, welke Joie de Vivre op organisatorisch, financieel en administratief vlak lijdt ingevolge de wanbetaling. Ingeval de facturen of betalingsuitnodigingen van Joie de Vivre onbetaald blijven op hun vervaldag, is Joie de Vivre gerechtigd om de overeenkomst eenzijdig te beëindigen en de standplaats opnieuw beschikbaar te stellen voor andere Kandidaat-Exposanten. Het één en ander onverminderd het recht op een schadevergoeding gelijk aan de reeds betaalde voorschotten. De Exposant heeft geen recht op vergoeding van eventuele schade die hij/zij ten gevolge van deze opschorting of beëindiging zou lijden. 

Iedere klacht aangaande een factuur dient binnen de acht dagen na uitgifte van desbetreffende factuur, schriftelijk en gemotiveerd ingediend te worden. Dergelijke klacht heeft in geen geval enige invloed op de verplichting van de Exposant om de andere opeisbare facturen ten tijde van de klacht of volgend op deze klacht, te betalen en geeft hem geen enkel recht een andere willekeurige verplichting ten aanzien van Joie de Vivre niet na te komen.

Alle kosten die voortvloeien uit betalingen van of aan een buitenlandse Exposant, zoals bijvoorbeeld bankkosten, zijn ten laste van de Exposant.

1. TOEGANG EN HUISREGELS

Artikel 18: Data en openingsuren 

Joie de Vivre vindt plaats op 22, 23 en 24 oktober 2027 van 10u00 t.e.m. 18u00. De uren van bijkomende avondevents worden via de website medegedeeld en hebben geen vereiste van aanwezigheid van de standhouders, al zijn deze uiteraard zeer welkom. 

De beurs is toegankelijk:

• Voor bezoekers: iedere beursdag van 10u00 tot 18u00, dit op vertoon van een geldige toegangskaart;

• Voor Exposanten: iedere beursdag van 9u00 tot 19u00, dit op vertoon van een geldige Exposantenkaart;

• Vanaf 17u45 mogen geen dranken meer geschonken worden en om 18u dienen alle bezoekers de stand te hebben verlaten, zodat het beurscomplex kan worden gesloten. Exposanten mogen daarna nog tot 19u00 aanwezig zijn om hun stand schoon te maken;

• De toelating van het publiek kan door Joie de Vivre geheel of gedeeltelijk geschorst worden om iedere geldige reden, onder meer om veiligheidsredenen. Tevens kan Joie de Vivre om dezelfde redenen overgaan tot gehele of gedeeltelijke evacuatie van het publiek.

Artikel 19: Toegangskaarten 

Joie de Vivre kiest bewust voor een innovatieve en inclusieve toegangsformule: give what you feel. Dit betekent dat elke beursbezoeker vrij toegang heeft en op basis van eigen gevoel en waardering een bijdrage kan doen. Een deel van de bijdrages wordt geschonken aan de goede doelen die Joie de Vivre ondersteunt. Op deze manier is de beurs toegankelijk voor iedereen en gericht op zoveel mogelijk kwalitatieve bezoekers. De parking is betalend volgens de voorwaarden van Xpo Kortrijk. 

Elke Exposant ontvangt een onbeperkt aantal uitnodigingstickets die zij vrij kunnen verdelen onder klanten, prospects, medewerkers en andere belanghebbenden.

Joie de Vivre mikt op minimaal 100 bezoekers per stand. De organisatie registreert en trackt het aantal bezoekers dat via de uitnodigingen van elke Exposant binnenkomt.

Exposanten die het meeste bezoekers aanbrengen, worden beloond met bijzondere voordelen, waaronder waardebonnen van andere standhouders of andere door de organisatie bepaalde incentives.

Elk ticket dient vooraf geregistreerd te worden via de website.

Eventuele bijdragen van bezoekers in het kader van give what you feel zijn vrijwillig en niet restitueerbaar.

Joie de Vivre behoudt zich het recht voor om toegang te weigeren of te ontzeggen aan bezoekers die de huisregels overtreden.

Bij verplaatsing van het evenement blijven alle uitgereikte tickets geldig voor de nieuwe datum.

Artikel 20: Kinderen

Kinderen onder de 12 jaar zijn onder dezelfde voorwaarden toegelaten tot de beurs op voorwaarde dat zij vergezeld worden door minstens één volwassene.

Artikel 21: Huisregels voor bezoekers

Roken is niet toegestaan in de hallen en alle overdekte ruimtes.

In de cateringzones zijn eigen eet- en drinkwaren niet toegelaten, zodat iedereen kan genieten van het aanbod van de partners van Joie de Vivre.

Verboden of gevaarlijke voorwerpen zijn niet toegestaan en worden bij controle verwijderd.

Artikel 22: Foto en beeldmateriaal

Tijdens de Beurs worden sfeerfoto’s en -video’s gemaakt voor promotionele doeleinden van de Organisator. Aan de ingangen wordt hierover duidelijk geïnformeerd.

Door betreding van de Beurs stemt de bezoeker in met mogelijk voorkomen in sfeerbeelden. Wie niet herkenbaar in beeld wenst te komen, kan dit onmiddellijk melden aan de fotograaf/crew; verzoeken worden zoveel als redelijk mogelijk gerespecteerd.

Gericht portret van bezoekers voor individuele campagne-uitingen gebeurt enkel met uitdrukkelijke toestemming.

1. EXPLOITATIE VAN DE STAND

Artikel 23: Toegelaten activiteiten en beperkingen 

Bij de exploitatie van uw stand dient u rekening te houden met de volgende richtlijnen:

• De Exposanten mogen in eerste instantie enkel op hun eigen stand promotiemateriaal uitdelen of publiciteitsmateriaal plaatsen. Het verspreiden van promotiemateriaal buiten de eigen stand van de partner is enkel toegestaan op vooraf goedgekeurde locaties, in overleg met de organisatie en zonder hinder voor andere partners;
• Exposanten mogen ter plaatse transacties doen met bezoekers gericht op netwerken en het plaatsen van bestellingen, mits de naleving van consumentenwetgeving en het aanbrengen van duidelijke prijsaanduiding;
• Elke leurhandel is verboden behoudens voorafgaandelijke toelating van de organisatie;
• Het gratis uitreiken van dranken en voedingswaren is enkel toegelaten in de eigen standruimte, tot uiterlijk 17u45. Dit betekent dat partners die voedingsproducten promoten proevertjes kosteloos mogen aanbieden om hun product te verkopen. De verkoop van drank en voeding mag enkel onder gesloten verpakking.
• Het is toegestaan om op jouw stand drank en/of voeding aan te bieden aan beursbezoekers.  Dit kan aan zeer democratische prijzen worden afgenomen bij Kortrijk Xpo.
• Machines, motoren en toestellen mogen alleen in werking gesteld worden met elektrische stroom en mogen niet gevaarlijk, luidruchtig of hinderlijk zijn;
• Een toestel dat niet in overeenstemming is met de veiligheidsreglementen van Kortrijk Xpo, mag niet in werking gesteld worden;
• Projectietoestellen mogen enkel op de eigen stand gericht zijn (dus niet in de gangen, op plafonds, op naburige standen, …) en mogen op geen enkele manier de andere standhouders hinderen. Bij hinder heeft de organisatie het recht om de projectie te laten afzetten;
• Geluidsinstallaties mogen enkel worden gebruikt in de mate dat ze niet storend zijn voor de andere Exposanten. Het maximaal toegelaten geluidsniveau is 70 dB. De vergoeding voor SABAM is door de partner zelf te voldoen afhankelijk van de activiteit;
• Om de brandveiligheid te kunnen garanderen moeten alle materialen brandvertragend zijn (certificaat verplicht) en moeten de vluchtwegen vrijhouden worden.
• Het gebruik of tentoonstellen van gevaarlijke stoffen, open vuur of gasinstallaties is verboden zonder schriftelijke toestemming van Joie de Vivre en in overeenstemming met veiligheidsvoorschriften;
• Dieren zijn niet toegestaan, behalve erkende assistentiehonden en enkel mits voorafgaande goedkeuring;
• Explosieve, ontvlambare, giftige of radioactieve materialen zijn strikt verboden;
• Luidruchtige of hinderlijke activiteiten die de beursbeleving voor andere Exposanten of bezoekers verstoren, zijn niet toegestaan;
• Activiteiten die tijdelijk meer geluid, licht of beweging veroorzaken, zijn enkel toegestaan indien ze vooraf zijn goedgekeurd door Joie de Vivre en passen binnen de gewenste beleving en kwaliteitsstandaard van Joie de Vivre;

• Illegale of inbreukmakende goederen (zoals namaakproducten of producten die in strijd zijn met intellectuele eigendomsrechten) zijn verboden:
• Drugs, alcoholmisbruik en roken in de stand zijn verboden.

Artikel 24: Bemanning van de beursstand

De Exposant dient ervoor in te staan dat de stand tijdens de officiële openingsuren continu bemand is door een natuurlijk persoon of een vertegenwoordiger van de partner.

Vroegtijdig verlaten of te laat openen van de stand is niet toegestaan. Elke bezoeker heeft van de eerste tot de laatste minuut recht op een volwaardige beursbeleving.

Bij onvoorziene omstandigheden (bv. medische nood, technische problemen, overmacht) dient de Exposant dit onmiddellijk te melden bij Joie de Vivre.

Het is de verantwoordelijkheid van de Exposant om vervanging te voorzien indien personeelsleden tijdelijk afwezig zijn.

De organisator behoudt zich het recht voor om bij herhaaldelijk niet-naleven van deze regel passende maatregelen te nemen in overleg met deze Exposant, indien dit storend of schadelijk is voor de beurs, andere Exposanten, bezoekers, of andere belanghebbenden.

Artikel 25: Inbegrepen faciliteiten

Joie de Vivre biedt de exposant de volgende faciliteiten aan binnen de Overeenkomst:

• Standoppervlakte zoals overeengekomen;
• Vermelding op beurswebsite en beursplan;
• Visibiliteit via sociale media tot aan de beursdatum;
• Webshop (met commissie op verkochte goederen en diensten voor het platform) tot twee weken na de beurs;
• Beveiliging van de hallen buiten openingsuren;
• Basisverlichting, verwarming en schoonmaak van de algemene gangen;
• Standtapijt, wanden, hoge stoelen, desk of tafel, decoratie en andere toebehoren kunnen voorzien worden mits meerprijs en in onderling overleg;
• Wifi;
• Container om afval in te deponeren;
• Technische dienst en ondersteuning vanuit Kortrijk Xpo;
• Sparring en meedenken vanuit Joie de Vivre;
• Gebruik van sanitair met poetsdienst;
• Parking voor max 2 auto’s.

Artikel 26: Officiële leveranciers van de beurs

Voor bepaalde diensten (catering, elektriciteit) moeten officiële leveranciers van Kortrijk Xpo gebruikt worden.

Het is toegestaan om op jouw stand drank en/of voeding aan te bieden aan beursbezoekers.  Dit kan aan zeer democratische prijzen worden afgenomen bij Kortrijk Xpo.  De Organistor bezorgt jou graag meer info over de mogelijkheden.

• OPBOUW EN AFBOUW

Artikel 27: Beursplan

De organisator van Joie de Vivre bezorgt iedere Exposant een gepersonaliseerd beursplan met aanduiding van de toegewezen standplaats.

Artikel 28: Opbouwdagen

De opbouw kan gebeuren op de hieronder aangeduide dagen en uren:

●            20 oktober 2027 van 08.00u tot 21.00u

●            21 oktober 2027 van  08.00u tot 21.00u

Eventuele vervroegde opbouw of verlate afbouw dient, in onderling overleg met Joie de Vivre, mits het betalen van een meerprijs aangevraagd te worden bij Kortrijk Xpo.

Tijdens de opbouw moeten de gangen steeds vrij worden gehouden zodat iedereen tot bij zijn stand kan geraken.

Artikel 29: Inrichting en afwerking van de standen

De Exposant dient zich aan de volgende richtlijnen te houden in verband met het inrichten en afwerken van de stand.

Veiligheid & regelgeving

• Brandveiligheid: alle gebruikte materialen (wanden, vloeren, tapijten, gordijnen, banners, decoratie) moeten minimaal brandreactieklasse B-s1,d0 hebben (of gelijkwaardig: klasse M1/B1) volgens Belgische en Europese normen. Op verzoek van Joie de Vivre of bevoegde instanties moet een officieel brandvertragend certificaat worden voorgelegd. Indien het materiaal niet voldoet, kan Joie de Vivre de verwijdering eisen op kosten van de Exposant;

• Elektrische installaties: alle elektrische voorzieningen moeten voldoen aan de AREI-voorschriften en mogen enkel worden uitgevoerd door erkende installateurs. Installaties moeten veilig, degelijk bevestigd en vrij van gevaar zijn voor bezoekers en medewerkers;

• Constructieve veiligheid: mezzanines, verhoogde platformen of constructies boven de toegestane hoogte zijn enkel toegestaan na schriftelijke goedkeuring van Joie de Vivre én Kortrijk Xpo. In elk geval moeten alle constructies moeten stabiel, stevig en veilig zijn;

• Vrije nooduitgangen: nooduitgangen, brandblussers en EHBO-posten moeten altijd volledig toegankelijk blijven.

Afmetingen & indeling

• Maximale standhoogte: 4 meter voor standaardstanden; hogere constructies enkel na schriftelijke goedkeuring;

• De standopbouw moet volledig binnen de toegewezen oppervlakte blijven; gangpaden mogen niet overschreden worden;

• Bij open standen moet minimaal 1/3 van de standzijde open zijn voor bezoekers.

Opbouw & afbouw

• Op- en afbouw mogen uitsluitend plaatsvinden binnen de door Joie de Vivre vastgestelde periodes en uren; Hiervan kan in onderling overleg worden afgeweken, de kosten worden desgevallend door de Exposant gedragen.

• Exposanten zijn zelf verantwoordelijk voor transport, montage en demontage van hun stand;

• Na afloop moet de standplaats in oorspronkelijke staat worden teruggegeven. Afval en materialen moeten volledig worden verwijderd in de daarvoor voorziene verwerkingscontainers.  Dit is een regel waar we streng over dienen te waken. Bij niet naleving kan Joie de Vivre een meerkost aanrekenen of eisen dit alsnog na te leven.
   

Esthetiek & beleving

• Stands moeten passen bij de uitstraling en waarden van Joie de Vivre, met oog voor kwaliteit, creativiteit en bezoekerservaring;

• Aanstootgevende of ongepaste beelden, teksten of objecten zijn verboden;

• Belevingselementen zijn toegestaan en worden aangemoedigd, mits ze veilig zijn en geen hinder veroorzaken voor andere Exposanten;

• Elke stand moet volledig afgewerkt zijn aan alle zichtbare zijden, inclusief wanden die grenzen aan gangpaden of andere stands;

• Er mogen geen onafgewerkte structuren, vijzen, nagels of scherpe randen zichtbaar zijn;

• Kabels en leidingen moeten netjes weggewerkt worden en geen gevaar vormen voor bezoekers of medewerkers;

• Het gebruik van tenten, zeilen of vergelijkbare constructies is verboden, tenzij vooraf schriftelijk overeengekomen met de organisatie;

• Beschadigde of vuile elementen moeten vóór opening van de beursdag worden hersteld of vervangen. Exposanten zijn zelf verantwoordelijk voor de netheid en representatie van hun eigen stand;

• De organisatie kan, indien nodig, de Exposant vragen om op eigen kosten aanpassingen te doen of onderdelen te verwijderen die niet aan deze voorwaarden voldoen, zodat de veiligheid, kwaliteit en beleving van de beurs voor alle deelnemers gegarandeerd blijft;

• Visuele en auditieve presentatie (zoals schermen, projecties, verlichting, muziek en microfoons) zijn toegestaan mits ze de kwaliteit, veiligheid en beleving van de beurs versterken en geen hinder veroorzaken voor andere exposanten of bezoekers. Geluid mag maximaal 70 dB bedragen, tenzij anders overeengekomen met de organisatie. Exposanten zijn zelf verantwoordelijk voor het regelen van auteursrechten (SABAM) en de Billijke Vergoeding. Voor ophangpunten, lichtconstructies en audiovisuele installaties die technische ingrepen vereisen, is voorafgaande keuring door Kortrijk Xpo verplicht. De organisatie behoudt zich het recht voor om storende of onveilige presentaties onmiddellijk aan te passen of stop te zetten op kosten van de exposant.

• Verlichting mag geen hinder veroorzaken voor andere Exposanten;

• Geluidsniveau mag maximaal 70 dB bedragen, tenzij anders overeengekomen met Joie de Vivre;

• Eventuele geluids- of muziekgebruik moet voldoen aan SABAM/Billijke Vergoeding-regels.

Bevestiging & ophanging

• Ophanging aan plafonds, trussen of andere halleninfrastructuur is alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring van Joie de Vivre en Kortrijk Xpo;

• Bevestigingen aan vloeren of wanden moeten schadevrij kunnen worden verwijderd.

Catering op de stand

• Catering is alleen toegestaan met naleving van FAVV-voedselveiligheidsnormen.
• Het gratis uitreiken van dranken en voedingswaren is enkel toegelaten in de eigen standruimte, tot uiterlijk 17:30 uur Dit betekent dat partners die voedingsproducten promoten proevertjes kosteloos mogen aanbieden om hun product te verkopen. De verkoop van drank en voeding mag enkel onder gesloten verpakking.
• Het is toegestaan om op jouw stand drank en/of voeding aan te bieden aan beursbezoekers.  Dit kan aan zeer democratische prijzen worden afgenomen bij Kortrijk Xpo.

• Warmte-elementen (zoals kookplaten) moeten goedgekeurd en beveiligd zijn.

Merken & reclame

• Enkel promotie van eigen merk en producten/diensten waarvoor men geregistreerd is als Exposant: het is verboden om producten/diensten te promoten die indruisen tegen de normen en waarden van de beurs;

Onderverhuur of overdracht van standruimte

Het is niet toegestaan een stand geheel of gedeeltelijk te onderverhuren, over te dragen of in gebruik te geven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Joie de Vivre.
Exposanten die zelf niet fysiek aanwezig willen zijn op de beurs, kunnen, na overleg en goedkeuring door Joie de Vivre, de kans geven aan één of meerdere (afhankelijk van de standgrootte) jonge ondernemer(s) of student-ondernemer(s) met een inspirerend en relevant verhaal dat aansluit bij het thema en de waarden van Joie de Vivre. De uiteindelijke selectie en toewijzing van deze stand gebeurt steeds in samenspraak met Joie de Vivre.

Handhaving

De organisator behoudt zich het recht voor om aanpassingen te eisen of materialen te verwijderen die niet voldoen aan deze regels, zonder restitutie van standhuur of andere kosten.

Artikel 30: Afbouwdagen

De afbouw kan gebeuren op zondag 24 oktober 2027 van 18u30 tot 23u00 en op maandag 25 oktober van 07u00 tot 18u00

Vanaf dinsdagochtend 26 oktober wordt door Kortrijk Xpo een boete van minimaal € 1000,00 per dag aangerekend.

Alle, binnen bovenvermelde termijn niet-weggehaalde goederen, zullen door Joie de Vivre weggehaald worden op kosten van de betrokken Exposant. Na een termijn van 30 dagen heeft de organisatie het recht deze goederen te verkopen.

• ANNULATIE

Artikel 31: Annulatie van deelname door de Exposant

Exposanten zijn zich ervan bewust dat hun volledige deelname aan de beurs een belangrijk onderdeel is van het succes van de beurs. Na aanvaarding maakt de deelname van de Exposant een integraal onderdeel uit van de organisatie en planning van het beursevenement.

Desalniettemin hebben de Exposanten het recht om na aanvaarding van hun deelname aan de beurs eenzijdig af te zien, om welke reden dan ook. Behoudens in geval van overmacht, zijn volgende voorwaarden van toepassing op de annulatie door de Exposant:

1. Als boven vermeld recht wordt uitgeoefend meer dan 6 maanden vóór de openingsdatum van de beurs, zal de organisator 50% van de inschrijvingsfactuur, verminderd met de administratiekosten en de waarde van de reeds geleverde diensten aan de Exposant, terugbetalen. Deze waarde van de reeds geleverde diensten zal sterk afhankelijk zijn van de inschrijvingsdatum van de Exposant voor de beurs.

• Als boven vermeld recht wordt uitgeoefend minder dan 6 maanden vóór de openingsdatum van de beurs, zal de organisator geen terugbetaling doen aan de Exposant;

• Een “no-show” op de data van het beursevenement wordt in geen enkel geval terugbetaald, tenzij Joie de Vivre hier uitdrukkelijk en schriftelijk in toestemt. De Exposant moet in dergelijk geval een gemotiveerd schrijven richten aan Joie de Vivre waarna zij de eventuele restitutie zal behandelen in functie van de redenen dewelke worden opgegeven voor de “no-show”.

Op straffe van nietigheid wordt het eenzijdige recht van opzegging uitgeoefend door een aangetekend schrijven te richten aan Joie de Vivre. De datum van afstempeling geldt als bewijs.

Artikel 32: Annulatie van deelname door Joie de Vivre

32.1. De Exposant is verplicht om ten alle tijde voor en tijdens het beursevenement alle noodzakelijk informatie met betrekking tot onder andere de toelatingscriteria kenbaar te maken aan Joie de Vivre.

32.2. Joie de Vivre is gerechtigd om de overeenkomst eenzijdig te ontbinden in geval van het geheel of gedeeltelijk niet (meer) voldoen aan de inschrijvingscriteria, na het toewijzen van een standplaats op de beurs. In dergelijk geval zal Joie de Vivre zich het recht voorbehouden om, indien de wijzigingen een dermate negatieve invloed hebben op het beursevenement en niet meer stroken met de visie en missie van Joie de Vivre, de reeds betaalde gelden voor de standplaats volledig in te houden ter compensatie voor de geleden schade. Zodoende wordt de Exposant onmiddellijk het gebruik van de verleende diensten ontzegd en in het bijzonder onmiddellijk uitgesloten van deelneming aan de beurs. Daarnaast beschikt Joie de Vivre ook over het recht om onmiddellijk terug te beschikken over de aan de Exposant toegekende standplaats.

32.3. De Organisator kan enkel annuleren of wijzigen om één of meer van de volgende objectieve redenen die geen overmacht uitmaken:

 a) Onbeschikbaarheid locatie door redenen die niet aan de Organisator toerekenbaar zijn (bv. plots technisch defect, veiligheidsbesluit van de expo uitbater);

 b) Vergunning/overheidsbeslissing die de Beurs op de geplande datum/plaats verhindert om redenen die niet kwalificeren als overmacht;

 c) Minimumbezettingsdrempel: minder dan 70% van de voor het publiek toegankelijke standoppervlakte bevestigd en betaald uiterlijk 60 kalenderdagen vóór de openingsdag;
 d) Andere zwaarwichtige organisatorische reden die het normale, veilige of kwalitatieve verloop van de Beurs op de geplande datum/plaats objectief onmogelijk of onredelijk bezwarend maakt, mits motivering.

32.3.1. De Organisator stelt de Exposant onverwijld en schriftelijk in kennis van de annulering of wijziging, met korte motivering en, bij wijziging, de nieuwe datum/locatie. Behoudens hoogdringendheid gebeurt kennisgeving minstens 30 kalenderdagen vóór de geplande openingsdag.

32.3.2. Bij Wijziging heeft de Exposant het recht om binnen 14 kalenderdagen na de kennisgeving schriftelijk te kiezen tussen:

(i) Deelname aan de gewijzigde Beurs (de Overeenkomst blijft ongewijzigd verder lopen); of

(ii) Kosteloze ontbinding met volledige terugbetaling van alle door de Exposant reeds betaalde standgelden binnen 30 kalenderdagen na de keuze, verminderd met de administratiekosten en de waarde van de reeds geleverde diensten aan de Exposant. Deze waarde van de reeds geleverde diensten zal sterk afhankelijk zijn van de inschrijvingsdatum van de Exposant voor de beurs

32.3.3.Bij Annulering heeft de Exposant recht op:

a) Volledige terugbetaling van alle reeds betaalde standgelden binnen 30 kalenderdagen na de kennisgeving, verminderd met de administratiekosten en de waarde van de reeds geleverde diensten aan de Exposant. Deze waarde van de reeds geleverde diensten zal sterk afhankelijk zijn van de inschrijvingsdatum van de Exposant voor de beurs; en

b) Een aanvullende vergoeding van zijn bewezen, rechtstreekse en voorzienbare externe kosten die uitsluitend en noodzakelijk verband houden met de geplande deelname (zoals annuleringskosten standbouw, extern transport, extern logistiek materieel, reeds gedrukte beursmaterialen), mits gestaafd met bewijsstukken, met een maximum gelijk aan 30% van het overeengekomen standgeld (excl. btw), doch nooit meer dan € 5.000 per exposant.

32.3.4. Geen vergoeding is verschuldigd voor indirecte of gevolgschade, zoals (niet limitatief) winstderving, omzetverlies, reputatieschade, verlies van kansen of interne personeelskosten. Deze uitsluiting geldt niet in geval van opzet of grove nalatigheid van de Organisator.

32.3.5. In geval van opzet of grove nalatigheid van de Organisator gelden voormelde plafonds niet en behoudt de Exposant zijn rechten overeenkomstig het gemeen recht.

• AANSPRAKELIJKHEID, VERZEKERING EN SCHADE

Artikel 33: Aansprakelijkheid van Joie de Vivre

Contractuele aansprakelijkheid

Joie de Vivre zal de overeengekomen diensten uitvoeren met de zorgvuldigheid en deskundigheid die redelijkerwijs van een professionele dienstverlener mag worden verwacht in het kader van de organisatie en het beheer van het beursevenement. Daarom omvat de verbintenis in hoofde van Joie de Vivre een inspanningsverbintenis.

Zo kan Joie de Vivre slechts contractueel aansprakelijk gehouden worden voor het niet, gebrekkig of laattijdig uitvoeren van de overeenkomst. Wanneer de contractuele wanprestatie een zware fout inhoudt, met name een ernstige, buitensporige fout die een normaal voorzichtig persoon niet zou begaan, dan is haar aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat is opgenomen in de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

In elk geval is Joie de Vivre aansprakelijk voor contractuele tekortkomingen die zijn ingegeven door opzet. Elke vorm van tekortkoming kan door de Exposant bewezen worden met alle middelen van recht.  

Opdat Joie de Vivre in dergelijke gevallen aansprakelijk zou zijn, dient de Exposant de betwiste handeling, welke aansprakelijkheid zou opleveren, voldoende gespecificeerd binnen een termijn van veertien dagen aan Joie de Vivre kenbaar te maken.  

Ingeval de aansprakelijkheid van Joie de Vivre uit hoofde van een gebrekkige uitvoering van de Overeenkomst is bewezen, zal de Exposant enkel recht hebben op het herstel in natura (hetgeen oorspronkelijk diende gepresteerd te worden) van de tekortkoming door Joie de Vivre. Enkel ingeval een herstel in natura onmogelijk of nadelig zou zijn voor Joie de Vivre, zal de Exposant recht hebben op vergoeding van de door hem in oorzakelijk verband met de contractuele tekortkoming geleden rechtstreekse en voorzienbare schade. In zulk geval is de aansprakelijkheid van Joie de Vivre alleszins beperkt tot het bedrag dat gedekt is in het kader van de door Joie de Vivre afgesloten verzekeringsovereenkomsten. 

Buitencontractuele aansprakelijkheid

Binnen de realisatie van de overeenkomst en algemeen de organisatie van het beursevenement is Joie de Vivre slechts buitencontractueel aansprakelijk ingeval van een eigen fout ingegeven door opzet of een zware fout. Ingeval van een zware fout is de buitencontractuele aansprakelijkheid beperkt tot de daartoe afgesloten verzekeringen.

Daarnaast beschikt Joie de Vivre voor de uitvoering van de Overeenkomst over medewerkers, vrijwilligers, ingehuurde (zelfstandige) dienstverleners en andere personen die zullen ingezet worden om de verbintenissen binnen de Overeenkomst op een correcte wijze tot uitvoering te brengen.

De medewerkers, vrijwilligers, ingehuurde (zelfstandige) dienstverleners en andere personen van Joie de Vivre zijn slechts buitencontractueel aansprakelijk ten aanzien van een derde (bijvoorbeeld Exposant of bezoekers) in geval van een opzettelijke fout of een zware fout (onopzettelijke en onvergeeflijke fout).

Ingeval van werknemers kunnen deze voor een occasionele lichte fout in geen enkel opzicht aansprakelijk gesteld worden voor de schade die hierdoor veroorzaakt wordt aan de derde.

Met betrekking tot de schadeloosstelling heeft de schadelijdende derde de mogelijkheid om Joie de Vivre aan te spreken om de buitencontractuele schade te vergoeden. In dit geval beschikt Joie de Vivre over het recht om na de schadeloosstelling alle uitgekeerde bedragen die in verband staan met de fout van de werknemer of de zelfstandige dienstverlener terug te vorderen.

Daarnaast heeft de schadelijdende derde ook de mogelijkheid om binnen de buitencontractuele aansprakelijkheid voor opzet of zware fout de medewerkers, vrijwilligers, ingehuurde (zelfstandige) dienstverleners en andere personen rechtstreeks en zonder tussenkomt van Joie de Vivre aan te spreken om de schade integraal te vergoeden, maar slechts enkel voor handelingen ingegeven door: opzet of zware fout.

Wanneer de schade echter veroorzaakt is door een opzettelijke fout of een fout die het leven of de fysieke integriteit van een persoon aantast, blijft de werknemer te allen tijde (rechtstreeks) buitencontractueel aansprakelijk.

Evenwel is de aansprakelijkheid van Joie de Vivre in alle gevallen beperkt tot de daartoe afgesloten verzekeringen.

Uitsluitingen van aansprakelijkheid

Voorts staat Joie de Vivre in voor het beschikbaar stellen van de nutsvoorzieningen die noodzakelijk zijn voor het uitbaten van een stand op de beurs. Echter kan Joie de Vivre niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade die voortvloeit uit het implementeren van toestellen die niet compatibel zijn met de nutsvoorzieningen die voorzien zijn in het gebouw waar de beurs plaatsvindt. Daarentegen dient Joie de Vivre in te staan voor correcte informatieverlening naar de Exposant toe i.v.m. de techniciteit van de voorzieningen, opdat de Exposant op de juiste wijze de nutsvoorzieningen kan benutten. In dit geval wordt verwezen naar de algemene zorgvuldigheidsplicht van de Exposant.

De organisator is niet aansprakelijk voor schade, verlies, diefstal of enige andere vorm van materiële of immateriële schade die Exposanten, bezoekers of derden lijden tijdens het evenement, met uitzondering van een bewezen grove fout of opzet van de organisator of diens medewerkers. Deze uitsluiting geldt ook voor:

• Schade veroorzaakt door derden (zoals andere Exposanten of bezoekers);

• Schade als gevolg van overmacht (waaronder brand, overstroming, stroompanne, technische defecten, stakingen, epidemieën, enz.);

• Schade aan goederen die onbeheerd zijn achtergelaten;

• Ongevallen op parkings, inclusief in- en uitrijzones of andere ruimtes die binnen de site van Kortrijk Xpo vallen;

• Ongevallen of letsel tijdens deelname aan activiteiten of animaties, zoals de klimmuur, sportdemonstraties, workshops of andere interactieve elementen van de beurs.

Joie de Vivre treft redelijke veiligheidsmaatregelen om schade of verlies te voorkomen, maar de eindverantwoordelijkheid voor persoonlijke eigendommen blijft bij de eigenaar.

Artikel 34: Aansprakelijkheid van de Exposant

De Exposant is volledig en onvoorwaardelijk verantwoordelijk voor alle schade, verlies, kosten of letsel die wordt veroorzaakt door:

• Hemzelf, zijn personeel, vertegenwoordigers of vrijwilligers;

• Door hem ingeschakelde derden, zoals leveranciers, aannemers, standbouwers of cateraars;

• Bezoekers of genodigden die zich op zijn stand bevinden.

Deze aansprakelijkheid geldt voor schade aan:

• De beurslocatie en infrastructuur (vloeren, muren, plafonds, technische voorzieningen, etc.);
• Stands, materialen of eigendommen van andere Exposanten;
• Goederen of persoonlijke eigendommen van bezoekers;
• Lichamelijk letsel aan personen.

De Exposant is tevens aansprakelijk voor:

• Schade die voortvloeit uit het niet naleven van dit beursreglement, de voorschriften van Kortrijk Xpo of geldende wet- en regelgeving (zoals brandveiligheid, voedselveiligheid, auteursrechten, enz.);
• Kosten die Joie de Vivre moet maken om schade te herstellen of overtredingen te verhelpen.

De Exposant vrijwaart Joie de Vivre en Kortrijk Xpo van alle aanspraken van derden die voortvloeien uit bovengenoemde situaties.

Artikel 35: Diefstal

Joie de Vivre moet onmiddellijk in kennis gesteld worden van diefstal of beschadiging op de terreinen van de tentoonstelling. Binnen de 24 uur moet elke diefstal, verlies of beschadiging gemeld worden aan de verzekeraar en de politie. Joie de Vivre kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor het eventueel verval van schadevergoeding, opgelopen wegens laattijdige aangifte.

Artikel 36: Afstand van verhaal

De Exposant verbindt er zich toe onherroepelijk en onvoorwaardelijk, zowel in eigen naam als zich sterkmakend voor derden-eigenaars van meegebrachte goederen en voor de onderaannemers, alsook voor de verzekeraars, vennoten, organen, aangestelden en uitvoeringsagenten van alle hiervoorgenoemden, zowel rechtstreeks als onrechtstreeks te verzaken aan enige aansprakelijkheidsvordering en afstand te doen van elk verhaal jegens Kortrijk Xpo, al diegenen die prestaties leveren in opdracht van Kotrijk Xpo of er op enige wijze actief zijn, al dan niet tegen renumeratie, al dan niet onder gezag en dit zowel op zelfstandige basis als onder de vorm van een vennootschap en jegens Joie de Vivre, de mede-Exposanten, de andere deelnemers, de door Kortrijk Xpo aangestelde concessionarissen, waaronder de stad Kortrijk, te vrijwaren tegen elke vordering van derden.

Artikel 37: Verzekeringen

Exposant

Elke Exposant is verplicht een geldige verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten die de volledige duur van het evenement dekt, inclusief op- en afbouwperiodes. Deze verzekering moet ten minste dekking bieden voor schade aan personen, goederen en de beurslocatie, veroorzaakt door de Exposant, zijn personeel, vertegenwoordigers of door hem ingeschakelde derden.

Daarnaast is de Exposant zelf verantwoordelijk voor het verzekeren van zijn eigen materialen, producten, stand en persoonlijke eigendommen tegen schade, verlies, diefstal, brand of andere risico’s.

Joie de Vivre is op geen enkel moment aansprakelijk voor schade of verlies van eigendommen van de Exposant, ook niet tijdens op- en afbouw of buiten openingsuren, tenzij er sprake is van bewezen grove fout of opzet van de organisator.

Indien de activiteiten op de stand extra risico’s inhouden (bv. demonstraties, catering, gebruik van machines, sportieve of fysieke activiteiten), dient de Exposant hiervoor een aanvullende verzekering af te sluiten, zoals een lichamelijke ongevallenverzekering of specifieke productaansprakelijkheidsverzekering.

Op verzoek van Joie de Vivre moet de Exposant uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het evenement een geldige verzekeringspolis of verzekeringscertificaat overleggen.

Bij gebrek aan dergelijk bewijs kan Joie de Vivre de deelname van de Exposant weigeren, zonder terugbetaling van reeds betaalde bedragen.

Joie de Vivre

Joie de Vivre verbindt er zich toe om de nodige verzekeringen in verband met het beursevenement af te sluiten, waaronder ten minste een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en brandverzekering voor het gebouw gedurende het beursevenement, inclusief de periode van op- en afbouw.

De Exposant heeft het recht om ten alle tijde aan Joie de Vivre een bewijs op te vragen van de nodige verzekeringen.

Artikel 38: Overmacht

In geval van onvoorziene omstandigheden (zoals brand, natuurrampen, energieschaarste of onderbreking van de energielevering, storm, algemene staking, staking van het personeel belast met het Gebouw door zijn eigenaars of uitbaters, bommeldingen of andere daden van terrorisme of vandalisme, onvoorziene politieke of economische omstandigheden, enz.), behoudt Joie de Vivre zich het recht voor de datum van het beursevenement te wijzigen, de openingsuren ervan en/of de toegang tot de beurs geheel of gedeeltelijk te verbieden, zonder dat de Exposant, welke ook de goederen of diensten zijn geleverd door Joie de Vivre, enig recht zou kunnen doen gelden ten aanzien van Joie de Vivre noch gelijk welke schadevergoeding zou kunnen eisen.

Algemeen doet de Exposant afstand van enige vervolging tegen Joie de Vivre, haar personeel en/of haar onderaannemers met betrekking tot de manier waarop de omstandigheden zoals hierboven vermeld geanticipeerd werden, voorbereid werden of beheerd werden.

In geval de beurs gewoonweg wordt geannuleerd, heeft de Exposant recht op de terugbetaling van de bedragen die al werden betaald voor de huur van de standplaats, na aftrek van de door Joie de Vivre gemaakte kosten met het oog op de organisatie van de beurs (verdeeld onder de verschillende Exposanten volgens de pro rata van de bedragen die deze laatste hebben betaald) en de waarde van de reeds geleverde diensten aan de Exposant, zonder dat de Exposant enige terugbetaling van een enig ander bedrag zou kunnen vorderen of aanspraak zou kunnen maken op eender welke schadevergoeding.

Overlijden of langdurige arbeidsongeschiktheid van één of beide vennoten van de Organisator wordt beschouwd als overmacht in de zin van dit reglement.  In dat geval worden de deelnameovereenkomsten tussen de Organisator en de Exposant ontbonden zonder schadevergoeding, en heeft de exposant recht op terugbetaling van reeds betaalde bedragen, na aftrek van de aantoonbaar gemaakte organisatiekosten, verdeeld pro rata.

• INTELLECTUELE EIGENDOM

Artikel 39 – Merken, logo’s en communicatie

De Exposant verleent aan de Organisator een kosteloze, niet-exclusieve licentie om zijn naam, merk en logo en het aangeleverde promomateriaal te gebruiken in alle communicatie over de Beurs (website, plan, social media, pers, catalogi), uitsluitend i.v.m. de editie waarvoor hij is ingeschreven.

De Exposant mag de naam/het logo “Joie de Vivre” gebruiken om zijn deelname aan te kondigen conform de huisstijlrichtlijnen (op verzoek verkrijgbaar); elk misleidend of reputatieschadend gebruik is verboden.

Exposant garandeert dat zijn materiaal geen rechten van derden schendt en vrijwaart de Organisator/Xpo voor aanspraken ter zake.

 

Artikel 40 – Fotografie & videografie (Exposanten/stands)

De Organisator mag algemene sfeerbeelden maken en publiceren.

Exposanten mogen beelden van hun eigen stand en activiteiten maken, mits naleving privacy/portretrecht en zonder hinder voor anderen. Het filmen/fotograferen van andere standen zonder toestemming is verboden.

1. GEGEVENSBESCHERMING

Artikel 41: Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

De organisatie behandelt alle persoonsgegevens die de kandidaat-Exposant en de Exposant hem verstrekken overeenkomstig de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’), enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt en de privacy policy van Joie de Vivre. Joie De Vivre is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn onder meer contractbeheer, operationele communicatie, veiligheid, marketingacties inzake de beurs, gegevensdeling met officiële leveranciers en partners mits toestemming. Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard en verwerkt dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld. Gedetailleerde informatie omtrent hoe Joie De Vivre uw persoonsgegevens verwerkt, evenals omtrent uw respectievelijke rechten, kan u terugvinden in het privacybeleid op de website.

• KLACHTEN

Artikel 42: Klachten

Elke klacht betreffende de (uitvoering van) het beursreglement en de overeenkomst dient uiterlijk binnen de veertien dagen na einde van de beurs of onmiddellijk na het vaststellen van schade of een probleem behoorlijk gemotiveerd en schriftelijk te worden meegedeeld aan Joie de Vivre.

Voor het indienen van een klacht heeft de Exposant de mogelijkheid zich rechtstreeks te richten tot de verantwoordelijke binnen Joie de Vivre, zijnde Svetlana Stepanova via info@jdvexpo.eu Bij gebreke aan dergelijke klacht binnen de vooropgestelde termijn, vervalt het recht op enige vordering lastens Joie de Vivre.

De klachtenbehandeling gebeurt door Joie de Vivre binnen een redelijke termijn. Indien de klacht gegrond is, zal door Joie de Vivre een passende oplossing worden aangeboden zonder dat hieraan extra kosten verbonden zijn, mits dit binnen de mogelijkheden van de overeenkomst valt. 

Klachten schorten de verplichtingen van de Exposant uit hoofde van de Overeenkomst (waaronder doch niet beperkt zijn betalingsverplichtingen) niet op. Daarnaast verleent een klacht de Exposant niet het recht om de Overeenkomst te ontbinden, noch om de diensten rond het aanbieden van een standplaats op het beursevenement te weigeren of om een schadevergoeding te eisen.

• SLOTBEPALINGEN

Artikel 43: Onvoorziene situaties

In situaties waarin dit beursreglement niet voorziet, beslist de Organisator met inachtneming van redelijkheid, veiligheid en het algemeen belang van de beurs.  Dergelijke beslissingen worden schriftelijk bevestigd.

Artikel 44: Nietigheid

De (gedeeltelijke) nietigheid of onafdwingbaarheid van een bepaling laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet.  Partijen vervangen een nietige bepaling door een geldige die het doel zoveel mogelijk benadert.

Artikel 45: Toepasselijk recht en geschillen

Alle geschillen ontstaan uit of met betrekking tot onderhavige overeenkomst tussen de Exposant en Joie de Vivre, worden beheerst door het Belgisch recht.

Bij gebreke aan het bekomen van een minnelijke schikking, worden alle betwistingen voor de bevoegde rechtbanken van West-Vlaanderen, Afdeling Kortrijk gebracht.